From: Takomtor
Date: 2002-10-06 05:07:07
I think that Majik could benefit from the legal status of registered association. I hear, the necessary paper work is already done, but not filed. I would like to help in this matter... get it done.
Elsewhere involved in different Ry application so there might be some synergies, making process more familiar for me, hence helping in this Majik application.
What do you think? Wanna be official Majik (without 3D)?
From: yorkaturr
Date: 2002-10-06 18:16:07
In-Reply-To: 2151
At one time in history we actually wrote the RY papers, but never sent them to the appropriate officials.
From: Takomtor
Date: 2002-11-07 09:59:34
In-Reply-To: 2151
:P this post is only for the hardcore Majik-activists. General appearance sucks, sorry. There is some occasional annotation inside " " rules are very generic, we could actually beef them up considerably, just give ideas and I'll modify the draft.
Majik ry
SÄÄNNÖT – LUONNOS (rules – draft/ sorry for the incorrect translation, it just serves to give the general idea, maybe Darsu can do something about it)
7.11.2002
1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Majik ry., josta näissä säännöissä käytetään nimitystä yhdistys. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki. ”ja toiminta-alueena koko maailma”
1. Name and Location. Name is Majik ry. The association is registered in Helsinki.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää kolmiulotteinen, tietokoneavusteinen virtuaalimaailma, jossa varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet voivat olla – kuvitteellisessa viitekehyksessä – vuorovaikutuksessa keskenään ja ympäristön kanssa. Virtuaalimaailma tarjotaan käyttöön ilman erillistä maksua sekä varsinaisille –että kannattaville jäsenille. Virtuaalimaailman rakentamiseen saavat osallistua kaikki yhdistyksen hallituksen hyväksymät tahot, jotka tarjoavat panoksensa ilman vastinetta. Yhdistyksen virallisena kielenä toimii englanti.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys voi järjestää jäsenilleen matkoja, kokouksia ja illanviettoja, toimia yhteistyössä yhdistyksen toimintaa sivuavien kansallisten ja kansainvälisten yhteisöjen ja yksilöiden kanssa, avustaa asiasta kiinnostuneiden välillä tapahtuvaa tietojen vaihtoa sekä harjoittaa alaansa koskevaa julkaisutoimintaa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää arpajaisia, myyjäisiä, huvitilaisuuksia sekä muita vastaavia tilaisuuksia, vastaanottaa lahjoituksia, apurahoja ja testamentteja, Lisäksi yhdistys voi kerätä jäsenmaksuja.
Yhdistys voi omistaa ja hankkia toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta.
2. Purpose and operations. To develop a computer assisted virtual world, where members and supporting members can interact with each other and environment in an imaginary context. Provided free of charge for actual and supporting members. Board members of the association decide who can assist in creation process of the virtual world. Official language inside the association is English.
To reach its goal, association can do all sorts of things listed in Finnish, should cover most opportunities.
To finance its operations, association can do many things etc. We can own necessary stuff to run the operations.
3. Jäsenet
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityishenkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä.
Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen- tai oikeushenkilö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.
Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.
Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.
3. Members. Actual members can be private persons, who agree with the purpose of the association and abide its rules. Supporting members can be private or juristic persons who want to support the association.
Member applications are approved by the board.
Honorary member can be suggested by the board and if accepted by annual meeting – named.
4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
4. The resignation and dismissing. Member can resign with written notice to the board or chairman or by announcing the resignation in the annual meeting.
Member can be thrown out and sliced, kicked and grilled if membership fee has not been collected or if member’s duties are not handled in satisfactory manner or if the member can not meet the official requirements for membership.
5. Liittymis- ja jäsenmaksu
Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua.
5. Membership fee. All members are subject for membership fee that is decided by the board. Honorary members’ fees are waived.
6. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja vähintään yksi ja enintään yhdeksän muuta jäsentä, joilla kaikilla oma tehtäväosa-alueensa.
Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
6. Board. Board handles the running affairs of the organization. Board is chosen in the annual meeting. Consists of chairman, vice chairman and 1-9 board members all having special fields of management.
Board operating time is the time span of annual meetings.
Board chooses secretary, treasurer and other needed officials, among the board or outside of it.
Board convenes by the invitation of chairman or vice chairman, when they see fit or when at least half of the board members want.
Board is competent to make decision if at least half of the members and chairman or vice chairman is present. Voting by majority, if even situation, chairman’s vote will decide, but if the matter is election, then by lot.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.
7. Signing on the behalf of the association. Chairman, vice chairman, secretary or treasurer, two signatures are needed to validate.
8. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta.
8. Accounting period and auditing. Period is one year. Balance of accounts with necessary documents and annual report have to be filed 3 weeks before the annual meeting. Auditors need to give their statement 2 weeks before the annual meeting.
9. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi - toukokuussa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
9. Meetings. Annual meeting is held yearly during Jan - May on a day stated by the board. Extra meeting is held when at least 1/10 of the eligible members demand and file a written request. Meeting has to take place in 30 days after receiving the request.
In meetings all the members have one vote. Supporting member has the right to take part into the meetings and address the meeting.
The decision is whatever majority rules, if there are no special rules which override the voting results. Voting is simple majority voting. Chairman’s vote is crucial when ever votes are even. In elections, similar situation is decided by a lot.
10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään 14 ja enintään 35 vuorokautta ennen kokousta yhdistyksen ilmoitustaululla ”forums” sekä lähettämällä kokouskutsu sähköpostitse niille jäsenille, jotka ovat sähköpostiosoitteensa ilmoittaneet.
10. Summoning the meetings. Board has to summon the meetings of the association 14-35 days before the meeting. Summoning happens in forums and by email.
11. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1.kokouksen avaus
2.valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3.todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4.hyväksytään kokouksen työjärjestys
5.esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6.päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7.vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
8.valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9.valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
10.käsitellään muut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Yhdistyksen purkamiseen tai sääntöjen muuttamiseen tarvitaan, että kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään 14 päivää, kummassakin kolme neljästä (3/4) annetuista äänistä sitä kannattaa. Kokouskutsuissa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
11. General draft for annual meeting.
1. Opening
2. Choose chairman, secretary, 2 scrutinizers of minutes, 2 vote counters
3. State the validity and competency
4. Accept the meeting agenda
5. Balance of accounts, annual report and accountants auditing statement
6. Enforce the accounting and discharge the board from liability
7. Enforce the plan for following year as well as budget and membership fee issues
8. Choose a chairman and the rest of the board
9. Choose 1 or 2 accountants and their substitutes
10. Miscellaneous issues. To be on the agenda, one has to file the issue for the board well in advance.
12. Revision of rules or resolving the association. To this happen, 3/4 of the members have to agree in two successive meetings, which take place at least 14 days apart, to resolve the association.
When association is resolved the remaining funds are to be used to promote in a manner determined by the board. If the association is suppressed, remaining funds will be used in similar manner.
From: Takomtor
Date: 2002-10-07 03:42:41
In-Reply-To: 2157
As I said, not filed. Having official status always tends to create positive pressure to drive process forward. Maybe there is nothing more to be done, but to send them?
From: namhas
Date: 2002-10-07 07:51:59
In-Reply-To: 2164
The rules for the organization got lost in a HD crash of my old server and thus, the rules need to be rewritten. The rules should be quite easy to write, just take some random finnish non-profit organization's rules, such as the FLUG Ry and change names and rewrite fully the "yhdistyksen tarkoitus and toiminta" section.
The organization should be set to support a volunteer-driven project called Majik and not necessarily to create an umbrella organization for all kind of free games like we tried in past. It seemed like it would require just too much of extra effort for which we don't have time or resources (and Majik wouldn't be a fitty name for such an organization anyways).
From: Takomtor
Date: 2002-10-07 08:29:40
In-Reply-To: 2169
I could start to do this with flexible time table of hmm... 4 weeks. If anyone else would like to have this assignment, just tell. Suggestion will be posted some where here by the Thursday 7th of November, which should give plenty of time for opening meeting arrangements, and discussions do we even need the paper... before the years end and all gone well, we have the Ry during 2003.
Before I pen down anything I would like to see some more discussion about the purpose of this organization and the actual activities, distant future (3-6 years) included.
From: Takomtor
Date: 2002-11-08 02:35:02
In-Reply-To: 2554
commenting myself, how fun is that?
Do we need registered association status?
The part of fee and rights to play the game needs decision. Should there be connection e.g. only paid members of the association can get the access (so much for the free)?
The area of the activities probably needs the clarification of worldwide reach.
Should Open Source philosophy be more apparent?
Meeting arrangements probably need some revision for example in a form of a online annual meeting participation.
